In april 2020 is de tijdelijke noodwet COVID-19 in werking getreden. Deze tijdelijke noodwet maakt het onder andere mogelijk om de algemene vergadering van aandeelhouders digitaal te houden.
Verlenging tot 1 april 2021
Inmiddels is duidelijk dat de wet in ieder geval tot 1 april 2021 van kracht blijft. De verwachting is dat vóór 1 april 2021 tot nog een verlenging zal worden besloten. Het verlengen van de werkingsduur van de noodwet is onbeperkt mogelijk, steeds voor een maximumperiode van twee maanden.
Inhoud tijdelijke noodwet COVID-19
- het is mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk uitsluitend via elektronische middelen te communiceren, mits dat in de oproepingsbrief voor de vergadering wordt gemeld;
- het bestuur kan bepalen dat aandeelhouders geen fysieke toegang hebben tot de aandeelhoudersvergadering mits de vergadering langs elektronische weg te volgen is en aandeelhouders tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering de gelegenheid hebben om vragen te stellen;
- de gestelde vragen dienen uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord te worden en de antwoorden moeten daarnaast op de website of een ander toegankelijk middel gedeeld worden;
- het bestuur moet zich ervoor inspannen dat tijdens de vergadering vragen kunnen worden gesteld;
- wanneer een aandeelhouder niet optimaal kan deelnemen aan de digitale aandeelhoudersvergadering, doordat hij bijvoorbeeld geen vragen heeft kunnen stellen tijdens de vergadering, dan heeft dat geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming; en
- het bestuur kan bepalen dat stemmen alleen elektronisch kunnen worden uitgebracht, mits dat in de oproepingsbrief staat vermeld.
Voor de verdere spelregels en mogelijkheden ten aanzien van de digitale aandeelhoudersvergadering verwijs ik graag naar onze eerdere blog over dit onderwerp van 15 mei 2020.