(Everest Notariaat N.V.)
Deze verklaring geeft informatie over hoe Everest Notariaat N.V., hierna te noemen
“Everest”, omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden
en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Everest Notariaat N.V.
Adres: Ptolemeauslaan 54
Postcode / Plaats: 3528 BP Utrecht
Contactpersoon: C.G. Zijerveld
e-mail adres: zijerveld@everestnotariaat.com
Onze dienstverlening
Everest vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten; en/of
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; en/of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van notariële akten,
aanverwante overeenkomsten, overige onderhandse documenten, of voor het
uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Wanneer Everest een notariële akte of onderhands document opmaakt met uw
persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben
invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in een notariële akte
zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt. - De notaris moet de ondertekende notariële akte met uw persoonsgegevens
verplicht eeuwig bewaren. - Zodra de notariële akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel
bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de
persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris
een nieuwe notariële akte maken waarin de wijziging staat. - De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de
Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster. - De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een
geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die
dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan. - Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris.
Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door Everest geldt dat wij
persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn met betrekking tot de met u
overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en
facturen van werkzaamheden. Ten aanzien van deze dienstverlening vragen wij met
uw toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn, hangt af van
de overeengekomen dienst.
Deze persoonsgegevens kunnen zijn: uw NAW-gegevens, uw geslacht, uw
Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op uw identiteitsbewijs staan,
uw geboortedatum en –plaats, uw burgerlijke staat, en persoonsgegevens van uw
gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om uw
gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Wanneer Everest persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben
verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht.
De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
• openbare registers, waaronder het Kadaster;
• makelaar of andere adviseur / tussenpersoon in verband met een
koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
• schenker;
• bank;
• betrokken adviseur in brede zin in verband met het uitvoeren van een
opdracht waarin u één van de partijen bent;
• Basisregistraties Personen (BRP).
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Everest geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat
wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Everest verstrekt persoonsgegevens, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben
opgesteld, aan de volgende ontvangers:
• Kadaster;
• Handelsregister, Kamer van Koophandel;
• Belastingdienst;
• Centraal (levens)testamentenregister;
• andere registerhouders
Alleen met uw toestemming worden documenten waarin uw persoonsgegevens
staan vermeld verstrekt aan derden zoals uw makelaar, financieel adviseur of uw
accountant.
Persoonsgegevens worden door Everest niet doorgegeven buiten de EU of aan een
internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Everest niet langer bewaard dan nodig voor het
doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het
nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk
aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op
het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig
bewaard.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Everest gebruikt op de website www.everestnotariaat.com alleen technische en
functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website
wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij
gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw
gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden
bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website
optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te
stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die
eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door Everest worden verwerkt kunt u op grond van
de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten
gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de
contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen
wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Everest verwerkt, voor welk doel dat
is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag
waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u
hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht
rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële
akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als
aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een
verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze
niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Everest wil beperken (in
afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt
bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd
ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u
de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor
een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk,
aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Beveiligen van uw persoonsgegevens
Everest neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende
maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste
openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Indien u van mening bent
dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem
dan contact met ons op.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Everest stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze
rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het
notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek
kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Everest
dan horen wij dit graag via info@everestnotariaat.com. U heeft ook het recht een
klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor
kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.