Op 8 december 2016 is de herziene Corporate Governance Code (de “Code”) gepubliceerd. De Code treedt in werking vanaf het boekjaar dat begint op of na 1 januari 2017. In het verslag over dat boekjaar 2017 zal dus voor het eerst aandacht moeten worden besteed aan de naleving van de herziene Code.
De herziene Code is ingedeeld aan de hand van zeven thema’s:
- Lange termijn waardecreatie;
- Risicomanagement;
- Effectief bestuur en toezicht;
- Cultuur;
- Beloningen;
- Relatie met aandeelhouders; en
- verduidelijking van eisen aan de kwaliteit van de uitleg.
1. Lange termijn waardecreatie:
De vennootschap is gericht op lange termijn waardecreatie. Het bestuur formuleert een hierbij passende strategie. Daarbij wordt aandacht geschonken aan de belangen van alle stakeholders. In een best practice bepaling wordt een aantal aspecten genoemd die een rol spelen bij de strategie van de vennootschap, waaronder ook een aantal niet-financiële aspecten zoals milieu, sociale en personeelsaangelegenheden en bestrijding van corruptie. Het bestuur zal, met betrokkenheid van de raad van commissarissen, in het bestuursverslag een toelichting geven op haar visie, op de waardecreatie en op de strategie om één en ander te realiseren.
2. Risicomanagement
De Code wordt uitgebreid met een aantal bepalingen over risicomanagement, zoals:
- inrichting van fases van risicobeoordeling, implementatie en evaluatie worden nader uitgewerkt in best practice bepalingen;
- uitbreiding van de best practice bepalingen m.b.t. de interne audit functie ter versteviging van de interne audit functie;
- het bestuur verklaart in het bestuursverslag met een duidelijke onderbouwing dat:
- het verslag in voldoende mate inzicht geeft in tekortkomingen in de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen;
- voornoemde systemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat;
- het naar de huidige stand van zaken gerechtvaardigd is dat de financiële verslaggeving is opgesteld op going concern basis (nieuw); en
- in het verslag de materiële risico’s en onzekerheden zijn vermeld die relevant zijn ter zake van de verwachting van de continuïteit van de vennootschap voor een periode van twaalf maanden na opstelling van het verslag (nieuw).
- de raad van commissarissen krijgt inzicht in de belangrijkste discussiepunten tussen de externe accountant en het bestuur naar aanleiding van de concept management letter dan wel het concept accountantsverslag.
3. Effectief bestuur en toezicht
Door de nieuwe wetgeving Bestuur en Toezicht is de Code hierop aangepast als volgt:
Executive committee:
Indien een bestuur (one tier) werkt met een executive commitee, dienen hierop voldoende checks and balances te worden ingebouwd, zoals deze ook gelden in een two tier systeem tussen bestuurders en commissarissen. Daarbij dient er door het bestuur verantwoording te worden afgelegd over waarom er wordt gewerkt met een executive commitee, welke rol het executive commitee speelt, hoe deze is samengesteld en hoe het contact verloopt tussen executive commitee en raad van commissarissen.
One tier board:
Er zal geen aparte Code worden opgesteld voor one tier board gestuurde vennootschappen (een vennootschapsorgaan bestaande uit uitvoerende bestuurders en niet-uitvoerende bestuurders).
De bepalingen die betrekking hebben op commissarissen zijn van ook van toepassing op niet-uitvoerende bestuurders in een one tier board, onverminderd de overige verantwoordelijkheden die deze niet-uitvoerende bestuurders hebben.
Diversiteit:
Het diversiteitsbeleid van commissarissen wordt uitgebreid naar het bestuur en, indien aanwezig, het executive committee. Hierbij zijn naast geslacht ook aspecten als leeftijd, nationaliteit, expertise, onafhankelijkheid en ervaring van belang zijn. Er dient in het bestuursverslag een toelichting te worden gegeven op het diversiteitsbeleid, het doel van dit beleid en de wijze waarop dit beleid is uitgevoerd met de samenhangende resultaten hiervan over het afgelopen boekjaar.
Deskundigheid:
De regels omtrent deskundigheid van commissarissen worden van overeenkomstige toepassing op bestuurders.
Onafhankelijkheid commissarissen:
In het kader van de waardecreatie is een betrokken aandeelhouder van belang. Om dit vorm te geven is het voorstel van de Monitoring Commissie om toe te laten dat meer dan één commissaris niet-onafhankelijk mag zijn (lees: de commissaris, of zijn/haar echtgeno(o)t(e)) of familieleden mag niet (middellijk/onmiddellijk) meer dan 10% van de aandelen in de vennootschap houden, of als vertegenwoordiger van een dergelijke aandeelhouder optreden).
Laat onverlet dat het merendeel van de commissarissen onafhankelijk dient te zijn. De voorzitter van de raad van commissarissen dient onafhankelijk te zijn.
Benoemingstermijnen:
Voorstel is om de benoemingstermijn voor commissarissen te verkorten van 3 maal 4 jaar naar 2 maal 4 jaar, in lijn met de buitenlandse corporate governance codes. Het is mogelijk om een commissaris vervolgens te herbenoemen voor 2 jaar die daarna met maximaal 2 jaar kan worden verlengd. Een herbenoeming na een periode van 8 jaar dient wordt gemotiveerd in het verslag van de raad van commissarissen. In geval van tussentijds aftreden van een bestuurder of commissaris brengt de vennootschap een persbericht uit waarin de reden voor vertrek wordt genoemd.
De herziene benoemingstermijnen gelden niet voor commissarissen die op de datum van inwerkingtreding van de herziene Code reeds zitting hebben voor een termijn langer dan 8 jaar of voor commissarissen die tijdens een algemene vergadering in 2017 voor herbenoeming van een derde termijn van 4 jaren zullen opgaan.
Nevenfuncties:
Minimaal één keer per jaar worden de nevenfuncties van bestuurders en commissarissen besproken in de vergadering van de raad van commissarissen. Daarbij dienen bestuurders en commissarissen nevenfuncties vooraf aan de raad van commissarissen te melden.
4. Cultuur
De Monitoring Commissie erkent dat cultuur van belang is voor een goede werking van corporate governance binnen een vennootschap. De Code bevat daarom onder meer de volgende bepalingen:
- Het bestuur is verantwoordelijk voor het vormgeven van een cultuur die is gericht op lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming, waarop de raad van commissarissen toezicht houdt. Zowel bestuur als raad van commissarissen dienen een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid te stimuleren binnen de vennootschap;
- Het bestuur stelt waarden vast die bijdrage aan een cultuur gericht op lange termijn waardecreatie, hetgeen wordt besproken met de raad van commissarissen. Het bestuur is verantwoordelijk voor het onderhouden van de waarden in de vennootschap.
- Het bestuur stelt een gedragscode op (tevens te plaatsen op de website) en ziet toe op de werking en de naleving ervan door zichzelf en de werknemers van de vennootschap, hetgeen wordt gerapporteerd aan de raad van commissarissen.
- Het bestuur informeert de voorzitter van de raad van commissarissen over signalen en (vermoedens van) materiële misstanden.
5. Beloningen
Het beloningsbeleid voor bestuurders moet duidelijk en begrijpelijk zijn en de lange termijn waardecreatie stimuleren.
Om een directere betrokkenheid van bestuurders bij hun eigen beloning te bewerkstelligen, betrekt de remuneratiecommissie de visie van de bestuurders bij het formuleren van een voorstel voor de hoogte en structuur van bestuurdersbeloning.
De beloning van de commissarissen dien in verhouding te staan met tijdsbesteding en de specifieke verantwoordelijkheden.
Commissarissen mogen niet worden beloond met aandelen in de vennootschap.
6. Relatie met aandeelhouders
Te benoemen bestuurders en commissarissen dienen aanwezig te zijn tijdens de algemene vergadering waar over hun voordracht wordt gestemd; zij kunnen persoonlijk worden bevraagd door aandeelhouders.
7. Verduidelijking van eisen aan de kwaliteit van de uitleg
Het “comply or explain” is aangescherpt doordat in de Code naar voren komt welke elementen er in ieder geval dienen terug te komen in een uitleg bij een afwijking van de Code.
Voor vragen m.b.t. de Code kunt u terecht bij Cok Zijerveld / [email protected] / 085-2735 200