‘Voorkom dat penningmeester greep in de kas kan doen: Vaak runnen ze hun eigen winkeltje’. Dit was één van de nieuwskoppen van de NOS op dinsdagochtend 6 juni.
Dé nachtmerrie van stichtingen en verenigingen vormde de crux van het verhaal: een penningmeester waar andere bestuursleden alle vertrouwen in hadden, maar in werkelijkheid een ‘fors bedrag’ wegsluisde naar haar privévermogen. Volgens Adam van Bergeijk van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk is dit geen uitzondering: zeker bij kleinere stichtingen en verenigingen waar een mindere mate van toezicht is, wil dit soort fraude nog wel eens voorkomen. De oplossing: maak duidelijke afspraken in de statuten. Hoe u dat kunt vormgeven, leest u hieronder.
Een eerste mogelijkheid tot het voorkomen van fraude door middel van statuten is het opnemen van een duidelijke taakomschrijving van het bestuur. In algemene zin geldt dat bestuurders en commissarissen van verenigingen en stichtingen hun taak zo moeten uitvoeren dat zij daarmee het belang van de rechtspersoon dienen. Verstandig is om bij de invulling hiervan zo concreet mogelijk te zijn: neem concrete bepalingen op die beschrijven tot welke taken het bestuur bevoegd is. Ook kan beschreven worden voor welke besluiten het bestuur goedkeuring nodig heeft van de algemene (leden)vergadering en welke alleen door het bestuur als geheel – niet individueel – kunnen worden genomen. Hiermee kan worden voorkomen dat één bestuurder alle financiële besluiten neemt, zonder enige vorm van instemming of controle door de overige bestuurders.
Medeondertekening
Een tweede optie is dat in de statuten wordt opgenomen dat bij transacties vanaf een bepaald bedrag twee handtekeningen vereist zijn. Denkbaar is dat de penningmeester, bijvoorbeeld bij transacties met een bedrag hoger dan €5.000,-, ook een handtekening van de voorzitter nodig heeft. Betalingen worden dan door de penningmeester klaargezet en de voorzitter fiatteert. Hiermee kan worden voorkomen dat de penningmeester grote transacties aangaat, zonder medeweten van een andere bestuurder.
Contant geldverkeer beperken
Het spreekt voor zich dat met contant geld sneller fraude kan worden gepleegd dan met giraal geldverkeer: contant geld kan immers zo in de broekzak worden gestopt. Het is daarom goed het contant geldverkeer te beperken. De statuten kunnen daartoe bepalen dat contant geld dat aanwezig is op de vereniging of stichting periodiek wordt afgestort op een bankrekening.
Declaraties
Ten slotte is het een optie om in de statuten op te nemen welke bedragen een bestuurder precies mag declareren. Hoe zit het met gereden kilometers en worden maaltijden tijdens diensten vergoed? Als hier duidelijke afspraken over worden gemaakt, minimaliseren de mogelijkheden tot misbruik.
Verantwoordelijke aanpak
Verenigingen en stichtingen worden vaak vanuit een liefdadige of maatschappelijke visie opgericht. Bovendien komt het regelmatig voor dat bestuurders goede kennissen of zelfs familie of vrienden van elkaar zijn, waardoor er vanuit kan worden gegaan dat de gang van zaken soepel zal verlopen. Toch is het belangrijk met een professionele blik de statuten samen te stellen, zodat daar op kan worden teruggevallen op het moment dat er toch onenigheid ontstaat. Bovenstaande maatregelen geven logischerwijs geen garantie dat u niet meer met fraude in aanmerking komt bij uw organisatie, maar kunnen wel een belangrijke rol spelen in het ontmoedigen ervan en daarmee de verhoudingen in het bestuur te waarborgen.