De maatschappij digitaliseert steeds verder en het notariaat blijft daarin niet achter. Op grond van een Europese richtlijn moet het vanaf 1 augustus 2021 mogelijk zijn om volledig online een besloten vennootschap (BV) op te richten.
Ook in het digitale proces blijft de rol van de notaris bestaan. De oprichters dienen namelijk alsnog voor een notaris te verschijnen en een notariële akte te tekenen, maar dan via een digitaal platform. Deze digitale notariële akte dient met dezelfde notariële waarborgen van rechtszekerheid en rechtsbescherming te zijn omkleed als de papieren variant. In deze blog wordt een korte schets gegeven van hoe een digitale oprichting eruit zal komen te zien.
De digitale oprichting van de BV en de digitale notariële akte zullen zo veel mogelijk aansluiten bij het huidige proces en de papieren variant. De cliënt kan een afspraak met de notaris maken om de oprichting van de BV en de inhoud van de statuten online te bespreken.
Vervolgens is het aan de notaris om de cliënt te identificeren en het benodigde cliëntenonderzoek uit te voeren. Tot zover niets geks, de voorbereiding van de oprichting lijkt erg op de huidige gang van zaken.
Wat verandert er?
De grote verandering na de invoering van de digitale oprichting wordt duidelijk op het moment van de ondertekening van de akte. Het passeren van de akte vindt plaats in een centraal passeerplatform, waar de cliënt door de notaris wordt uitgenodigd. Via een audio- en videoverbinding kan de notaris op dit platform de inhoud van de akte bespreken. Daarna zal de identificatie van de cliënt plaatsvinden aan de hand van een digitaal identificatiemiddel op het allerhoogste beveiligingsniveau (op grond van de eIDAS-verordening). Tijdens het controleren van de identificatiegegevens kan de cliënt wachten in de digitale wachtkamer.
Nadat de notaris de benodigde controles heeft uitgevoerd, keert de cliënt weer terug in de bespreking en kan de handtekening gezet worden. Als de handtekening door de notaris is geverifieerd, zit de passeerafspraak erop.
Volgens de Europese Commissie zal het oprichten van een BV via de digitale weg eenvoudiger, sneller en goedkoper zijn, waarbij je uiteraard vraagtekens kunt zetten gezien de huidige kosten, snelheid en efficiënt gebruik van communicatiemiddelen waarmee we nu al BV’s oprichten. In elk geval is iedere notaris verplicht om vanaf 1 augustus 2021 een digitale oprichting aan te bieden. Tot die tijd werkt de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie aan de realisatie van een digitaal proces dat goed aansluit op de notariële praktijk.
Uiteraard houden we u op de hoogte van de ontwikkelingen.